Berbeda dengan komunikasi sehari-hari yang lebih informal menggunakan instant messaging seperti Whatsapp, Messenger, atau Telegram, komunikasi di dunia kerja cenderung lebih formal lewat email.

Masalahnya, email masih dirasa punya banyak kelemahan. Salah satunya potensi miskomunikasi antara pihak yang saling berkirim pesan. Terkadang, komunikasi lewat email tidak selalu diterima sesuai dengan maksud si pengirim email.

Nah, untuk meminimalisir potensi kesalahpahaman antar karyawan saat berbalas pesan lewat email, berikut beberapa kebiasaan yang perlu dihindari.

6 Kebiasaan yang Harus Dihindari saat Mengirim Email

1. Mengabaikan Etika

Saat mengirim email, pastikan untuk memulainya dengan salam dan menutupnya dengan ucapan terima kasih. Ini sama seperti saat kamu berbicara dengan seseorang. Kamu perlu menyapanya lebih dulu. Jangan langsung to the point menyampaikan maksud dan tujuan.

2. Mengirim Email Bertanda ‘Urgent’ tanpa Konfirmasi

Tanda ‘urgent’ dalam email sebenarnya tidak salah, tapi perlu bijak menggunakannya. Email dengan tanda ini akan lebih efektif kalau kamu sudah berdiskusi lebih dulu dengan yang bersangkutan. Tanpa konfirmasi sebelumnya, email bisa dinilai sebagai perintah, bukan permintaan.

Kalau memang ada hal yang perlu segera dikerjakan, sebaiknya lakukan komunikasi secara langsung atau lewat telepon untuk kondisi detailnya.

3. Membalas Email dengan Satu Kata

Balasan singkat seperti ‘noted’ atau ‘OK’ mungkin terasa biasa saja. Tapi bagi sebagian orang, jawaban seperti itu bisa dianggap unrespect karena terlalu datar dan cuek.

Ingat dengan poin nomor 1 untuk tidak mengabaikan etika. Kalau email memang hanya membutuhkan jawaban singkat, tetap sampaikan secara santun diiringi dengan salam dan terima kasih.

4. CC atau Tembusan ke Semua Orang

Jangan mengirim tembusan atau CC ke semua orang dalam setiap email. Gunakan CC secara bijak dengan mempertimbangkan siapa yang harus mengetahui informasi tersebut.

Mengirim CC ke penerima yang tidak berkepentingan dapat menimbulkan risiko. Informasi di dalam email bisa sampai ke pihak yang sebenarnya tidak perlu dilibatkan, atau bahkan tidak seharusnya mengetahui.

5. Memberi Informasi Berlebihan

Isi email yang terlalu panjang akan sulit dicerna oleh penerima. Selain itu, pesan yang terlalu berbelit malah justru memberi kesan kalau kamu tidak mampu berkomunikasi secara efektif.

Sebelum mengirim email, cek lagi isinya dan pastikan berfokus pada intinya. Jangan terlalu boros kata-kata apalagi isi email sampai beberapa paragraf. Sederhana saja, yang penting pesannya tersampaikan secara jelas.

6. Mengabaikan Tata Bahasa

Kesalahan kecil seperti tanda baca yang tidak tepat, typo, atau ejaan yang keliru mungkin terlihat sepele, tapi bisa menimbulkan kesan kurang baik. Bisa memunculkan stigma kalau kamu kurang teliti atau tidak profesional.

Jadi, biasakan untuk selalu mengecek lagi email sebelum mengirimnya. Pastikan tidak ada penggunaan kata yang salah, penempatan tanda baca yang tidak sesuai, serta hindari typo untuk menghindari kesalahpahaman.

Itulah beberapa tips singkat saat berkomunikasi dengan rekan kerja lewat email. Karena dalam email kamu tidak bertatap langsung dengan orang yang diajak komunikasi, jadi pastikan untuk tetap memperhatikan etika, tidak memberi informasi berbelit, serta gunakan tata bahasa yang baik.

Ikuti terus berbagai informasi menarik dan penting lainnya seputar industri transportasi, lelang, logistik, tips karir, serta lowongan kerja yang tersedia di SERA group. Jangan lupa follow media sosial SERA:

• Instagram: @serasiautoraya
• Linkedin: Serasi Autoraya