Kesalahan yang Tidak Boleh Terjadi Saat Pengiriman Barang

Di era perdagangan modern yang serba cepat, proses logistik tidak lagi sekadar memindahkan barang dari satu titik ke titik lain. Logistik telah menjadi tulang punggung operasional yang menentukan keberlangsungan sebuah bisnis.

Sayangnya, masih banyak pelaku usaha yang menganggap remeh ketelitian dalam proses pengiriman, sehingga kesalahan pengiriman barang sering terjadi dan menimbulkan dampak serius.

Kesalahan dalam pengiriman tidak hanya menyebabkan keterlambatan distribusi, tetapi juga memicu kerugian finansial, menurunnya kepercayaan pelanggan, hingga merusak reputasi bisnis.

Untuk itu, memahami jenis kesalahan pengiriman barang serta dampaknya secara menyeluruh menjadi langkah penting. Berikut beberapa kesalahan yang mesti dihindari saat pengiriman.

5 Kesalahan Pengiriman Barang yang Mesti Dihindari

1. Kesalahan Penulisan Alamat dan Pelabelan Barang

Informasi yang tidak lengkap, seperti kode pos yang salah, nomor bangunan keliru, atau instruksi pengiriman yang tidak jelas, dapat menghambat kurir dalam menemukan lokasi tujuan.

Baca juga: Perbedaan EMKL dan Freight Forwarder: Jangan Salah Pilih

Akibatnya, pengiriman sering gagal dan barang harus dikirim ulang atau dikembalikan ke gudang. Selain membuang waktu dan biaya, kesalahan seperti ini juga meningkatkan risiko paket tertukar, yang akhirnya membuat pelanggan merasa dirugikan.

2. Pengemasan Tidak Sesuai Standar

Upaya menekan biaya operasional sering membuat pelaku usaha mengabaikan kualitas pengemasan.

Penggunaan material kemasan yang tidak sesuai dengan karakteristik produk sangat berisiko, terutama untuk pengiriman jarak jauh atau barang yang melewati proses bongkar muat berulang.

Kardus tipis tanpa pelindung tambahan seperti bubble wrap bisa membuat produk rentan rusak akibat benturan selama perjalanan.

3. Kurangnya Transparansi dan Sistem Pelacakan

Di tengah kemajuan teknologi, pelanggan memiliki ekspektasi tinggi terhadap transparansi pengiriman melalui fitur pelacakan real-time. Masalah muncul saat sistem tracking tidak akurat atau pembaruan status pengiriman tidak dilakukan secara berkala.

Kurangnya informasi ini menimbulkan kecemasan pada pelanggan dan meningkatkan beban kerja tim layanan pelanggan akibat banyaknya pertanyaan dan keluhan.

Tanpa komunikasi yang jelas, kendala kecil di lapangan seperti ini bisa berkembang menjadi masalah besar yang sulit dikendalikan.

4. Salah Memilih Armada Pengiriman

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah pemilihan armada yang tidak sesuai dengan jenis dan volume barang.

Kendaraan yang terlalu kecil atau tidak cocok membuat barang sulit ditata dengan benar, sehingga meningkatkan risiko kerusakan, hingga penundaan pengiriman.

Pemilihan armada yang tepat berperan penting dalam menjaga kondisi barang tetap aman sekaligus memastikan pengiriman tiba sesuai rencana.

Baca juga: Memahami Istilah CBM dalam Pengiriman Barang

5. Lemahnya Koordinasi Internal dan Eksternal

Kurangnya komunikasi antara tim internal dengan mitra ekspedisi sering menimbulkan ketidaksinkronan data pengiriman, kesalahan informasi status barang, hingga perubahan rute yang tidak diinformasikan kepada pelanggan.

Padahal koordinasi yang buruk seperti itu berdampak langsung pada penurunan efisiensi, dan justru meningkatkan potensi kesalahan pengiriman.

Dampak Buruk Kesalahan saat Pengiriman Barang

Dampak Finansial

Setiap kesalahan dalam pengiriman dapat menimbulkan biaya tambahan, mulai dari bahan bakar untuk pengiriman ulang, biaya administrasi klaim, hingga penggantian barang rusak atau hilang.

Kalau terjadi secara berulang, akumulasi biaya ini dapat menggerus margin keuntungan bisnis secara signifikan.

Perusahaan yang gagal mengelola logistik dengan baik akan terjebak dalam pengeluaran tidak produktif yang seharusnya dapat dialokasikan untuk pengembangan usaha atau ekspansi pasar.

Reputasi Tercoreng dan Hilangnya Loyalitas Pelanggan

Dampak terberat dari kesalahan pengiriman adalah rusaknya reputasi bisnis. Pelanggan yang mengalami keterlambatan atau menerima barang dalam kondisi rusak cenderung kehilangan kepercayaan dan beralih ke kompetitor.

Ulasan negatif di media sosial dan platform digital juga dapat menyebar dengan cepat dan mempengaruhi keputusan calon pelanggan. Loyalitas pelanggan yang dibangun bertahun-tahun dapat runtuh hanya karena layanan logistik yang tidak konsisten.

Penurunan Produktivitas Operasional

Kesalahan pengiriman memaksa tim operasional mengalihkan fokus dari aktivitas strategis ke penyelesaian masalah.

Baca juga: Tips Memilih Freight Forwarder Terbaik untuk Ekspor & Impor

Proses retur, audit ulang stok, dan perbaikan prosedur yang berulang bisa menurunkan produktivitas secara keseluruhan serta membebani karyawan dengan pekerjaan tambahan.

Jika terus dibiarkan, kondisi ini dapat menghambat skalabilitas bisnis karena manajemen terlalu sibuk menangani masalah harian dibandingkan merancang strategi pertumbuhan jangka panjang.

Untuk meminimalisir segala risiko kesalahan pengiriman, memilih mitra logistik yang andal menjadi langkah krusial. Salah satu perusahaan logistik terpercaya di Indonesia adalah SELOG, anak usahaPT Serasi Autoraya (SERA) yang juga bagian dari Grup Astra.

Berpengalaman lebih dari 20 tahun, SELOG dikenal sebagai penyedia solusi logistik komprehensif, salah satunya layanan freight forwarding domestik dan internasional.

Selain freight forwarding, SELOG juga menghadirkan layanan logistik lainnya untuk menjadi solusi atas setiap kebutuhan bisnis. Mulai dari Trucking, Shipping, Warehousing, serta Project Cargo.

Layanan SELOG juga didukung penggunaan teknologi digital terkini yang tidak hanya memudahkan, tetapi juga efektif dan efisien bagi bisnis.

Salah satunya dengan kehadiran teknologi Astra Fleet Management Solution (AstraFMS) dan Warehouse Management System (WMS).